在正式文件的编写和排版中，字体格式的选择与规范至关重要，它不仅影响文档的专业性，还决定了信息传递的清晰度与准确性。因此，在制作正式文件时，必须严格遵循一定的字体格式要求，以确保内容呈现的严谨性和统一性。

首先，正文部分通常建议使用宋体或微软雅黑作为主要字体。这两种字体均具有较高的可读性，能够保证文字在不同设备上的显示效果一致。其中，宋体是中国传统印刷体的经典选择，常用于正式场合；而微软雅黑则因其现代感较强，近年来也被广泛应用于办公文档中。无论选用哪种字体，都需保持字号适中（一般为四号或小四），以便读者轻松阅读。

其次，在标题设置方面，应根据层级划分采用不同的字体样式。一级标题可以采用黑体加粗，以突出主题；二级标题可选用楷体或仿宋，增加层次感；三级以下标题则继续沿用宋体或微软雅黑，并适当缩小字号。这种由大到小、由重到轻的设计方式有助于构建清晰的结构框架，帮助读者快速定位重点内容。

此外，还需注意行间距与段落间隔的合理性。合理的行间距（如单倍行距或1.5倍行距）能有效避免文字堆砌现象，使页面更加整洁美观；同时，每个自然段之间留出适当的空隙，也有助于提升整体视觉效果。对于特殊强调的内容，可以通过加粗、斜体等方式加以区分，但切忌过度修饰，以免分散注意力。

最后，关于页眉页脚的设计也应符合正式文件的要求。页眉通常包含公司名称、文件编号等基本信息，而页脚则用于标注页码及日期等内容。这些细节虽不起眼，却能体现作者对工作的认真态度，从而增强文件的整体品质。

总之，正式文件的字体格式并非小事一桩，而是关系到文档质量的重要环节。只有严格按照上述标准执行，才能打造出一份既专业又实用的正式文件，满足实际工作需求。