在正式的工作场景或行政管理中，约谈是一种常见的沟通方式，用于了解情况、传达信息或解决问题。为了确保约谈过程的规范性和有效性，制定一份清晰的约谈记录格式显得尤为重要。以下是一份典型的约谈记录格式模板及其使用说明。

一、标题部分

- 约谈记录

- 日期：明确标注约谈的具体日期，如“2023年XX月XX日”。

- 地点：记录约谈发生的地点，例如办公室、会议室等。

二、参与人员信息

- 约谈方：列出约谈方的姓名、职务及联系方式。例如：

- 姓名：张三

- 职务：部门经理

- 联系方式：XXX-XXXX-XXXX

- 被约谈方：同样需要详细记录被约谈人的基本信息。例如：

- 姓名：李四

- 职务：项目负责人

- 联系方式：XXX-XXXX-XXXX

三、约谈主题

简明扼要地描述本次约谈的核心议题。例如：“关于项目进度滞后问题的讨论”。

四、约谈内容

这是约谈记录的核心部分，需按照时间顺序详细记录双方交流的主要内容。可以采用条目式或段落式的表达方式，便于后续查阅和整理。示例：

1. 开场陈述：由约谈方向被约谈方介绍约谈的目的及背景。

2. 现状分析：双方就当前存在的问题进行深入探讨，并提出可能的原因。

3. 解决方案：共同商讨并制定初步解决措施，明确责任人与完成时限。

4. 后续安排：确定下一次跟进的时间节点以及需要准备的相关材料。

五、结论与签字确认

总结本次约谈达成的一致意见，并要求所有参与者签字确认。签字栏应包括以下

- 约谈方签名

- 被约谈方签名

- 见证人（如有）签名

六、附件

如果约谈过程中涉及任何文件、图片或其他资料，则应在本部分附上清单，并注明存放位置以便日后查证。

通过以上六个步骤，即可形成一份完整且具有法律效力的约谈记录文档。值得注意的是，在实际操作时还需结合具体行业特点和个人需求灵活调整格式细节，以保证其适用性与实用性。

最后提醒大家，在撰写约谈记录时务必保持客观公正的态度，避免主观臆断或偏颇表述，从而维护良好的工作氛围与合作关系。