【《公司人事档案管理制度》】为规范公司人事档案管理，提升人力资源工作的科学化、制度化和规范化水平，保障员工个人信息安全，促进企业内部管理的有序运行，特制定本制度。本制度适用于公司全体员工的人事档案管理工作。

一、人事档案的定义与内容

人事档案是指公司在员工招聘、录用、培训、考核、晋升、调动、离职等过程中形成的与员工个人相关的信息资料。主要包括：员工基本信息表、身份证复印件、学历证明、劳动合同、入职登记表、绩效考核记录、奖惩记录、离职手续材料等。

二、档案管理职责

1. 人力资源部负责人事档案的统一管理，确保档案资料的完整性、真实性和安全性。

2. 各部门负责人应积极配合人力资源部，及时提供员工相关信息，确保档案资料的准确更新。

3. 档案管理人员应严格遵守保密制度，不得擅自泄露或外传员工个人信息。

三、档案的建立与归档

1. 新员工入职后，应在规定时间内完成档案资料的收集与整理，并由人力资源部统一归档。

2. 员工信息发生变动时（如职位调整、薪资变动、岗位调动等），应及时更新档案内容。

3. 所有档案资料应按照“一人一档”的原则进行分类管理，便于查询与调用。

四、档案的使用与查阅

1. 人事档案仅限于公司内部相关人员在履行工作职责范围内查阅。

2. 查阅档案需填写《档案查阅申请表》，经相关负责人审批后方可进行。

3. 外部单位因合法原因需调阅员工档案时，须出具正式函件并经公司领导批准后方可办理。

五、档案的保管与销毁

1. 人事档案应存放在专用档案柜中，确保防火、防潮、防虫、防盗。

2. 对于已离职员工的档案，应在离职后一定期限内妥善保存，具体期限根据国家相关法律法规执行。

3. 档案到期或不再具有保存价值时，应按规定程序进行销毁，严禁随意丢弃或私自处理。

六、监督与责任

1. 公司将定期对人事档案管理工作进行检查，确保制度落实到位。

2. 对于违反本制度的行为，公司将视情节轻重给予相应处理，严重者将追究法律责任。

本制度自发布之日起施行，由公司人力资源部负责解释和修订。各相关部门应认真学习并严格执行，共同维护公司人事档案管理的规范性与有效性。