【知识产权管理体系认证-002（外来文件和记录文件控制程序(4页)）】在知识产权管理体系中，文件和记录的管理是确保组织持续符合相关标准、法规及内部要求的重要环节。为规范外来文件与记录文件的使用、保存和控制，特制定本《外来文件和记录文件控制程序》，以确保所有涉及知识产权的信息得到有效管理和追溯。

本程序适用于公司内部所有与知识产权相关的外来文件及记录文件的识别、接收、审批、分发、更新、保存和销毁等全过程。通过该程序的实施，有助于提高信息管理的系统性与可控性，降低因文件管理不当导致的知识产权风险。

一、适用范围

本程序适用于公司各部门在日常运营过程中所涉及的外来文件和记录文件，包括但不限于：法律法规、标准规范、合同协议、技术资料、客户提供的文档、外部审计报告、知识产权相关通知及函件等。同时，也适用于内部形成的各类记录文件，如知识产权申请记录、审查记录、培训记录、会议纪要等。

二、职责划分

1. 知识产权管理部门：负责外来文件的收集、审核、归档及更新，并对记录文件进行统一管理。

2. 相关部门：负责本部门涉及的外来文件的接收、使用及反馈，确保文件内容的准确性和适用性。

3. 文件管理人员：负责文件的分类、编号、存档、借阅及销毁等工作，确保文件的可追溯性。

三、文件控制流程

1. 文件接收：外来文件由相关部门接收后，应立即交由知识产权管理部门进行登记并确认其有效性。

2. 文件审核：知识产权管理部门应对文件内容进行初步审核，确认其是否符合公司现行管理体系及业务需求。

3. 文件发布：经审核合格的文件由知识产权管理部门统一编号并发布，确保各使用部门获取最新版本。

4. 文件使用：各部门应严格按照文件规定的内容执行相关工作，不得擅自修改或引用未经批准的版本。

5. 文件更新：当文件内容发生变化时，应及时通知相关部门并更新相应版本，确保信息一致性。

6. 文件归档与保存：所有文件应按照规定的期限进行归档保存，重要文件应建立电子与纸质双备份机制。

7. 文件销毁：对于不再使用的文件，需经审批后方可销毁，销毁过程应有专人监督并做好记录。

四、记录管理要求

1. 所有与知识产权相关的记录文件必须真实、完整、清晰，便于查阅和追溯。

2. 记录文件应按类别进行编号管理，明确责任人和保存期限。

3. 记录文件的调阅、复制和外借需经授权人员批准，并做好登记手续。

4. 对于涉及敏感信息的记录文件，应采取必要的保密措施，防止信息泄露。

五、监督与改进

知识产权管理部门应定期对文件和记录的管理情况进行检查，发现问题及时整改。同时，结合内部审核和管理评审结果，持续优化本程序，提升文件管理的规范性和有效性。

本程序自发布之日起生效，由知识产权管理部门负责解释和修订。各部门应认真学习并严格执行，共同维护公司知识产权管理体系的健全与稳定。