【《收发文件管理制度》】为规范单位内部文件的接收与发送流程，确保各类文件资料在传递过程中的完整性、准确性和时效性，提高工作效率和管理水平，特制定本《收发文件管理制度》。本制度适用于本单位所有部门及员工在日常工作中涉及的文件收发活动。

一、适用范围

本制度适用于本单位内部所有正式文件、通知、报告、函件、会议纪要、合同及其他具有管理或业务意义的书面材料的接收、登记、分发、归档及管理。

二、职责分工

1. 办公室：负责文件的统一收发、登记、分发及归档管理工作，确保文件流转有序。

2. 各部门负责人：负责本部门文件的签收、传阅、处理及反馈工作，确保文件及时传达和落实。

3. 文件管理人员：负责文件的分类、编号、存档及借阅管理，确保文件的安全与可追溯性。

三、文件收发流程

1. 文件接收

- 所有外部文件（如上级单位、合作单位、客户等）由办公室统一接收，并进行登记。

- 内部文件由相关部门直接提交至办公室，由专人负责登记并分发。

- 接收文件时应核对文件名称、来源、日期、份数等基本信息，确保无误。

2. 文件登记

- 所有收发文件必须进行详细登记，包括文件标题、编号、收发时间、收发人、签收人等信息。

- 文件登记应使用统一格式，便于查询和管理。

3. 文件分发

- 办公室根据文件内容及用途，确定分发对象，并做好签收记录。

- 涉及重要事项的文件应优先处理，确保及时传达。

4. 文件归档

- 文件处理完毕后，应及时归档，按类别、时间、部门等进行整理保存。

- 归档文件应妥善保管，防止遗失、损坏或泄露。

四、文件管理要求

1. 所有文件必须按照规定进行编号管理，确保唯一性和可追溯性。

2. 文件的借阅需经相关负责人批准，并办理登记手续，使用后及时归还。

3. 涉及机密或敏感信息的文件应严格保密，不得随意复制或外传。

4. 定期对文件进行清理和销毁，确保档案管理的规范性和安全性。

五、监督与考核

1. 各部门应定期检查文件收发情况，发现问题及时整改。

2. 对于未按规定执行文件收发工作的部门或个人，将依据单位相关规定予以通报或处罚。

3. 办公室应定期对文件管理制度的执行情况进行评估，并提出改进建议。

六、附则

本制度自发布之日起施行，由办公室负责解释和修订。各相关部门应认真学习并严格执行，共同维护良好的文件管理秩序。

备注：本制度可根据单位实际情况进行适当调整，以适应不同管理需求。